lunes, 30 de abril de 2012

Preparar una exitosa presentación de PowerPoint

El apoyo visual es parte fundamental de una exposición oral. Consejos para transmitir correctamente la información en las diapositivas.

Mentalizarse psicológicamente, ensayar el discurso y los gestos no son las únicas actividades necesarias para realizar una buena exposición oral. Preparar un correcto apoyo visual es vital para captar y mantener la atención de los presentes en la ponencia. 

Un PowerPoint conciso, llamativo y original seguramente reforzará el discurso del expositor, mientras que uno reiterativo y repleto de “efectos” podría causar rechazo por parte de la audiencia.  

Buscar lo diferente para sorprender 

 El programa de Microsoft ofrece una serie de templates que generalmente son utilizados por todo aquel que desea realizar una presentación. Evitarlos puede ser el primer paso hacia la captación de la atención del público. Un fondo diferente otorga al material visual una identidad propia, diferenciándolo así de presentaciones anteriores. En la actualidad, lograr diferenciar el propio trabajo es sin lugar a dudas una de las claves del éxito. Hacer un fondo original o utilizar alguno novedoso descargado de Internet puede proporcionar una buena primera impresión en el público.  


Conocer al target para comunicar adecuadamente 

En su libro “Lazos comunicantes”, el Lic. Fernando Solari explica que “si queremos que la gente nos preste atención tenemos que saber cómo lograrlo y actuar según sus intereses”. Se vuelve entonces indispensable conocer los deseos y motivaciones del target de la presentación para adaptar así las imágenes a sus gustos, preferencias e intereses. Si el apoyo visual se arma sin consideración alguna de las preferencias de la audiencia, seguramente éste pase desapercibido “sin pena ni gloria” y se desperdicie así una oportunidad de afianzar la idea a comunicar.  

Importancia de la homogeneización visual 

El apoyo visual debe ser ordenado, tanto a nivel estructural, organizando el contenido en base al ritmo e intención del discurso, como a nivel visual, homogeneizando los signos a utilizar. Los fondos deben mantenerse a lo largo de toda la presentación, y lo mismo sucede con la tipografía, si bien pueden presentarse leves variaciones de tamaño o formato (cursiva o negrita). Esto ayuda a mantener la profesionalidad del material visual. 

La elección de la tipografía no es una decisión menor. Se recomienda utilizar un tipo de letra sans serif (o de palo seco, como la Arial) ya que es visualmente menos “pesada” a la vez que es más legible a la distancia. En cuanto a los colores, las tipografías en colores claros sobre fondos oscuros funcionan bien en conferencias sin luz, mientras que en exposiciones a plena luz del día se aconseja su utilización a la inversa.  

Poca información en las filminas 

Uno de los más habituales errores a la hora de preparar un PowerPoint es la inclusión de demasiado texto en las diapositivas, es decir que el expositor presenta su propio discurso por escrito y utiliza el apoyo visual como “ayuda memoria”. De esta manera, los presentes en la exposición dedican su tiempo a leer sin prestar atención al discurso ya que, al fin y al cabo, ambos dicen lo mismo. 

La presentación debería incluir solamente un puñado de palabras claves o una frase que apuntalase lo que el ponente explica. Seth Godin, autor de “Really bad PowerPoint (and how to avoid it)” (PowerPoints realmente malos y cómo evitarlos), sostiene que “nunca deben colocarse más de seis palabras por filmina”. Como dice el dicho popular: “lo bueno si breve, dos veces bueno”.  

Una imagen vale más que mil palabras 

El material de apoyo es una herramienta sumamente útil para ejemplificar el tema que se está abordando, mediante la incorporación de fotografías, videos o gráficos. La visualización ayuda a la audiencia a comprenderlo en su profundidad y, en algunos casos, a involucrarse con él a nivel emocional. Entonces, si se debiera presentar un proyecto de cuidado medioambiental, quizás sería óptimo presentar escenas de los daños hechos al entorno en lugar de enumerarlos con viñetas. Mostrar las causas y/o efectos de la investigación que se presenta permite enfocar la atención de los asistentes.  

Movimientos y sonidos reducidos al mínimo 

Durante una ponencia, obtener y sostener la atención del público es fundamental para comunicar la información deseada. Los movimientos de palabras e imágenes así como los sonidos dificultan que las personas concentren su atención en la exposición. Disminuir su utilización al mínimo dentro del PowerPoint es aconsejable para sortear esta situación. 

Por su parte, las transiciones de filminas también pueden disminuir la atención al tiempo que su uso indiscriminado ralentiza la ponencia e incluso, si se determina la transición automática de diapositivas, se corre el riesgo de adelantarse al siguiente punto antes de haber terminado la explicación correspondiente. En conclusión, el apoyo visual no es un soporte que se prepara a último momento, sino un “as en la manga” que enfoca la atención del público. 

Sin lugar a dudas, la creación de un buen PowerPoint es un elemento esencial para lograr una exposición oral exitosa.

No hay comentarios:

Publicar un comentario

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...