La gacetilla o nota de prensa es una de las herramientas más utilizadas por las relaciones públicas para informar a la prensa. Su correcta redacción es parte fundamental de la formación de un buen comunicador corporativo.
El comunicado de prensa, en inglés press release, es un
artículo que reúne información de importancia y gran novedad sobre una
empresa, evento o persona, para luego ser enviado a los medios de
comunicación.
Características de la nota de prensa
La gacetilla informa sobre un hecho de actualidad, motivo por el cual su
vida útil es muy breve. Si la información no tiene carácter de noticia,
no tendrá ningún tipo de relevancia para los medios de comunicación.
Además, debe ser concreta, sencilla y breve para captar la atención de
los periodistas. Es recomendable que el press release no sea más extenso que una página de computadora, escrita en tipografía 11.
Redacción del comunicado de prensa
Como toda herramienta comunicacional, el comunicado de prensa tiene características de formato y redacción.
- El primer párrafo debe contener la información de mayor importancia, respondiendo a las 5W: who (quién), what (qué), when (cuándo), where (dónde) y why (por qué).
- A partir del segundo párrafo, se expande la información a través de mayores detalles. El lenguaje a utilizar debe ser comprensible, no demasiado técnico ya que es necesario que la gente pueda entender de qué se está hablando.
- El uso de adjetivos se desaconseja. El lenguaje utilizado en la gacetilla debe ser neutral, al igual que los textos periodísticos. La opinión no puede nunca formar parte de un comunicado, a menos que sea una frase pronunciada por algún directivo o funcionario, en cuyo caso debe ser citada correspondientemente.
- Es de vital importancia que los datos sean contrastables y de fuentes fiables, a la vez que la información debe ser totalmente actual. Es mejor redactar un comunicado breve que hacer un texto de mayor longitud incorporando datos antiguos.
Componentes básicos de la gacetilla de prensa
- Titular: debe ser conciso y llamativo, presentando de manera sucinta el tema sobre el cual vira la información. Es recomendable resaltarlo subrayándolo y utilizando un estilo de letra diferente, más grande y en negrita.
- Lugar y fecha de edición: es importante no olvidar este dato ya que la actualidad de la información es de vital importancia para los periodistas que determinarán su publicación.
- Cuerpo del comunicado: no debe ser demasiado extenso. La longitud ideal versa entre los tres y cuatro párrafos. La información debe desarrollarse en formato periodístico de pirámide invertida, es decir exponiendo los datos de mayor a menos importancia.
- Detalle de la organización que brinda la información: se presentan datos básicos de la empresa que envía la información. Puede incluir página web, mercado, posicionamiento, historia, entre otras informaciones.
- Datos de contacto: es necesario que se adjunte nombre, cargo, empresa, teléfono y e-mail del responsable para que el periodista pueda solicitar mayor información.
Materiales de apoyo del press release
Es habitual que se envíen junto al comunicado de prensa
material adicional que apoye la información que se presenta.
En caso de medios gráficos, el material de apoyo suelen ser fotos en
alta definición (mayor a 300dpi); mientras que a los medios televisivos
es aconsejable, de ser posible, enviar material audiovisual. La radio
necesitará material de audio como apoyo.
Los materiales adicionales no son obligatorios como su nombre bien lo indica, pero sí generan mayor atención por parte de los medios, aumentando las posibilidades de lograr su publicación.
Envío y gestión de la gacetilla de prensa
Una vez finalizada la redacción y corrección del comunicado, se envía por mail generalmente a los medios de comunicación. La elección de los medios es fundamental; la gacetilla debe ser enviada a aquellos factibles de publicación.
Debe corroborarse antes del envío no sólo el medio, sino la sección para que la información sea recibida por periodistas especializados o que puedan sentirse interesados en ella. No hay que olvidar que si bien la gacetilla es una herramienta de información en sí misma, una de sus funciones es captar la atención para lograr la publicación de una nota de mayor extensión sobre dicha noticia.
Seguimiento de la publicación de la nota de prensa
Luego del envío, debe hacerse un rastrillaje de la información. Todos los días deben revisarse los medios para chequear si se han producido publicaciones. Un par de días después de realizado el envío, es recomendable llamar a los periodistas para corroborar la recepción de la gacetilla y ofrecer mayores informaciones y, de ser posible, facilitar una entrevista con algún directivo de la organización.
El comunicado o gacetilla de prensa es una de las herramientas más utilizadas por los RR.PP. en sus relaciones con los medios de comunicación. Pero no es la única, existen numerosas herramientas que permiten la gestión de la comunicación con los públicos externos, en este caso la prensa.
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